[ad_1]
نوشته و ویرایش شده توسط تیم اسپایدر
احتمالا شما هم اسم GTD را شنیده باشید، روش برنامه ریزی که این روزها حسابی محبوب شده است. برنامه ریزی به روش GTD از محبوب‌ترین راه حلهایی است که با خارج کردن زیاد اطلاعات از مغز، تصمیم‌گیری در چگونگی انجام کارها را برایتان آسان می‌کند. اگر برنامه ریزی برای زندگی برای شما مهم است، برای معارفه کامل برنامه ریزی با GTD و چگونگی انجام آن، تا انتهای نوشته با چطور همراه شوید.
روش GTD چیست؟
ذخیره‌سازی حجم گسترده اطلاعات و ماموریت های روزمره در مغز انسان تبدیل اهمال‌‌کاری و افت تمرکز مغز می‌بشود. برنامه ریزی به روش GTD به جستوجو آزادسازی ذهن، پیادهسازی ماموریت های و برنامه‌های زندگی در سیستم و ابزارهای مدیریت زمان است. این تکنیک یک شیوه محبوب برای مدیریت زمان محسوب می‌بشود که انجام آن آسان است و با برتریبندی صحیح فعالیت‌ها و کارها، نظم را به زندگی شما بازمی‌گرداند. این شیوه از برنامه ریزی روزانه تا برنامه ریزی مالی ماهانه روی بهبود فرایند برنامه‌ریزی شما تاثییر مثبت می‌گذارد.
GTD مخفف چیست؟
GTD مخفف عبارت «Getting Things Done» به معنی به انجام رساندن کارها است. این تکنیک قوی برای بهبود منفعت‌وری مغز که اولین‌بار توسط «دیوید آلن» معارفه شد. آلن در سال ۲۰۰۱ برنامه ریزی با GTD را در کتاب خود با نام «به انجام رساندن کارها: هنر منفعت‌وری بدون استرس» نقل کرد. روشی که مغز را از انباشتگی حجم زیاد کارهای گوناگون نجات می‌دهد و برنامه‌ها را به شکلی سازماندهی کرده تا همه فعالیت‌ها کامل و بدون وجود استرس از گمان افتزمان انجام شوند.
«قسمت بزرگی از استرسی که آدم‌ها دارند، از داشتن کارهای زیاد نیست، بلکه از همه نکردن کارهایی است که اغاز کرده‌اند.»
دیوید آلنآخرین مطالب
- باکتری‌های روده کودکان می‌توانند بر سلامت روان آنها در آینده تأثیر بگذارند_اسپایدر
- خوددرمانی سالمندان این مشکلات را برای آنها به وجود می آورد_اسپایدر
- اینفوگرافی چیست و چطور می‌توان آن را ساخت؟_اسپایدر
- اسپیس‌ایکس تصاویری از طراحی داخلی فضاپیمای استارشیپ انتشار کرد_اسپایدر
- معارفه مدل تازه مزدا ۲ و برگشت موتور روتاری با سوخت ریزجلبک_اسپایدر
برنامه ریزی به روش GTD چطور کار می‌کند؟
دیوید آلن بر این باور است که مغز انسان جایی برای خلق و آفرینش ایده‌های متنوع است و نه جایی برای انباشتن و نگه داری دنیایی از کارها و ماموریت های روزانه در زندگی. از این رو، برنامه ریزی با GTD در پنج مرحله، با ثبت و برتریبندی کارها در یک منبع بیرونی همانند کاغذ یا ابزارهای مدیریت کار، مغز را آزاد می‌کند. از نظر دیگر، با پیشرفت تکنولوژی و گسترش نرم‌افزارهای گوناگون برنامه‌ریزی، انتخاب ابزار مناسب برای پیادهسازی GTD از اهمیت بالایی برخوردار است. به این علت، برنامه‌ای را انتخاب کنید که به خوبی می‌تواند ثبت و سازماندهی اطلاعات شخصی، پروژه‌ای و سطح‌بندی فعالیت‌ها را انجام دهد. روش GTD علاوه‌بر پشتیبانی به اجرای کامل و منظم کارهای شخصی، نقش موثری در سازماندهی و اجرای فعالیت‌ها و به ثمر رساندن اهداف اعضای یک تیم هم دارد.
🔄 گردش کار GTD در یک نگاه (۵ مرحله مهم)
۱. ثبت 📥
→
۲. شفاف‌سازی 🧠
→
۳. سازماندهی 🗂️
→
۴. مرور 🔄
→
۵. انجام ✅
مزایا و معایب برنامه ریزی به روش GTD
تکنیک GTD یک استراتژی مدیریت زمان است که همچون دیگر راه حلهای منفعت‌وری و مدیریت زمان معایب و مزایایی دارد که در ادامه به آنها اشاره می‌کنیم:
✅ مزایای روش GTD
- منفعت گیری آسان و انعطاف‌پذیری در تشکیل تغییرات در کارها
- افت دیدنی سختی و استرس ذهنی
- بهبود تمرکز و حذف چندوظیفگی
- تشکیل یک سیستم خارجی قابل مطمعن
- شفاف‌سازی ماموریت های و قدم‌های بعدی
❌ معایب روش GTD
- اغاز آن به علت حجم بالای اطلاعات ورودی زمان‌بر است.
- فاقد سیستم برتریبندی بلند زمان است.
- امکان پذیر نیاز به ترکیب با راه حلهای دیگر داشته باشد.
راهنمای برنامه ریزی به روش GTD در ۵ قدم
برنامه ریزی با GTD در پنج مرحله انجام می‌بشود. مراحلی که پشتیبانی به فهرست‌بندی و سازماندهی ماموریت های و کارهای انباشته‌شده در مغز می‌کند. این پنج مرحله به شرح زیر می باشند:
۱.ثبت
پیش از سازماندهی کارها، ابتدا باید آنها را در مکانی خارج از مغزتان ثبت کنید. فضایی که دیوید آلن آن را صندوق ورودی اطلاعات می‌نامد و فهرستی از کارهایی است که در مرحله های بعدی باید سازماندهی شوند.
مکان ثبت اطلاعات
اگر به جستوجو بهبود منفعت‌وری کارهای شخصی هستیدِ، می‌توانید فهرست کارهای خود را در جایی همانند یک دفتر یا یک برنامه مدیریت زمان ساده ثبت کنید. اما اگر عضوی از یک تیم هستید، برای ثبت و سازماندهی ماموریت های تیم باید از یک پلتفرم مدیریت زمان قوی منفعت گیری کنید.
بر روی ثبت کارها تمرکز کنید، نه سازماندهی
در قدم اول از برنامه ریزی به روش GTD تنها بر روی ثبت و ورود همه اطلاعات در منبعی خارج از مغز تمرکز کنید. نیازی به سازماندهی و برتریبندی دقیق ماموریت های و کارها در ابتدای امر نیست.
منفعت گیری از یک سیستم مجازی
اگرچه منفعت گیری از کاغذ برای ثبت کارها آسان و در دسترس است؛ اما بعضی اوقات نیاز به ویرایش و اصلاح مکرر اطلاعات ثبت‌شده بوده که در این چنین شرایطی منفعت گیری از سیستم مجازی پیشنهاد می‌بشود. سیستم مجازی همانند ابزارهای مدیریت کارها در جمع‌آوری و ثبت حجم گسترده کارها و ماموریت های با نظم و دقت بهتری عمل می‌کند.
۲. شفاف‌سازی
بعد از ثبت اطلاعات، نوبت به شفاف‌سازی آنها می‌رسد. مرحله‌ای که همراه با سازماندهی پیش می‌رود. برای شفاف‌سازی باید موارد زیر را برای هر ماموریت‌ای که در صندوق ورودی ثبت کرده‌اید، اشکار کنید:
- یک گفتن قابل اجرا؛
- همه جزئیاتی که در زمان انجام کارها باید بازدید و اجرا شوند؛
- مقصد از انجام هر کار و ایده‌های خلاقانه برای انجام پروژه؛
- عرصه‌های مرتبط با هر کار همانند بودجه موردنظر یا زمان زمان اجرای کار.
برتری کارها مهم است
کارهایتان را از نظر مقدار اهمیت برتریبندی کنید. بعضی اوقات امکان پذیر برخی کارها زیاد تر از زمان اشکار‌شده طول بکشد یا یک دفعه ماموریت جدیدی به فهرست کارهایتان اضافه بشود. در این چنین شرایطی باید هر ماموریت‌ای را با دقت به اولویتی که برای آنها درنظر دارید، با اعمال تغییرات در صندوق ورودی انجام دهید.
ماموریت های سریع
اگر برخی از کارهایتان سریع و کمتر از چند دقیقه انجام می‌بشود، ابتدا آن را بدون حتی ثبت در صندوق ورودی انجام دهید. اگر هم از بین وظایفی که اشکار کرده‌اید، کاری بدون نیاز به وجود شما قابل اجرا است، انجام آن را به فرد فرد دیگر بسپارید.
کارها را به قسمت های کوچک تقسیم کنید
کارهای بزرگ و زمان‌بر را به قسمت‌های کوچک تقسیم کنید تا اجرای آنها ساده‌تر بشود و با انگیزه بیشتری آن را انجام دهید. برای هر قسمت همه مرحله های شفاف‌سازی را هم پیاده کنید.
۳. سازماندهی
سازماندهی یکی از با اهمیت ترین قسمت‌های برنامه ریزی به روش GTD است که همراه با شفاف‌سازی انجام می‌بشود. در طول این مرحله باید اطلاعات ملزوم را به هر پروژه اضافه کنید.
تنظیم ساختار سازمانی
هر بار که به موردی در صندوق ورودی خود می‌رسید، بعد از شفاف‌سازی و افزودن اطلاعات اضافی، آن را از صندوق ورودی خارج و به پروژه مرتبط با آن منتقل کنید. اگر هم پروژه‌ای در اختیار ندارید، با دقت به موارد زیر پروژه‌هایی را تشکیل کنید:
- پروژه‌ای برای همه کارهای عملی، مرتب‌شده و بر پایه برتری؛
- پروژه‌ای برای یادداشت‌ها و منبع های؛
- پروژه یا ابزاری برای پیگیری اهداف شخصی و تیمی؛
- پروژه‌ای برای کارهایی که اکنون فرصتی برای انجام آن ندارید و در آینده انجام می‌دهید؛
- پروژه‌ای برای کارهای نیمه‌کاره؛
- پروژه‌ای برای اطلاعات مشترک و دستور جلسه ها.
پاک کردن صندوق ورودی
وجود کارهای گوناگون و انجام‌نشده در صندوق ورودی جهت درگیری ذهنی می‌بشود. به این علت کارهای حاضر در صندوق را به یک ماموریت عملی تبدیل کرده و با اشکار کردن جزئیات کار آن را به یک پروژه عملی تبدیل کنید. به طوری‌که بعد از آخر مرحله های شفاف‌سازی و سازماندهی در برنامه ریزی به روش GTD، صندوق ورودی خالی بشود.
۴. مرور و برتریبندی
برای پیروزی در برنامه ریزی با GTD، باید به طور منظم ماموریت های را مرور و آنها را در صورت لزوم، مجدد برتریبندی کنید. وقتی که کار جدیدی در صندوق ورودی ثبت می‌بشود، باید با دقت به برتری آن در قیاس با ماموریت های قبلی، تبدیل به پروژه و انجام بشود.
زمان مرور و برتریبندی کارها
مقصد از اجرای برنامه ریزی به روش GTD افت بار ذهنی است. این در حالی است که انجام مکرر مرور و برتریبندی می‌تواند تبدیل تشکیل استرس بشود. از این رو، پیشنهاد می‌بشود این مرحله را تنها دو بار در روز، ابتدای صبح و انتهای روز انجام دهید. انجام آن در صبح علتتسلط بر برنامه همه روز می‌بشود و انجام آن در آخر روز، می‌تواند کارهای روز سپس را سازماندهی کند. در آخر هفته هم برای پیگیری اهداف و کارهای هفته پیش رو، مرور و برتریبندی را انجام دهید.
۵. انجام کارها
مرحله انجام کارها در روش GTD همان جایی است که همه کارها از مرحله های ثبت، شفاف‌سازی و سازماندهی عبور کرده و زمان اجرای کامل آنها رسیده است.
زمان اجرای کارها
در GTD هیچ قانون و دستورالعمل اختصاصی‌ای برای زمان اجرای کارها وجود ندارد. به این علت، اگر به جستوجو ساختاری برای زمان اجرای هر ماموریت هستید، می‌توانید این روش را با دیگر تکنیک‌های مدیریت زمان همانند «پومودورو» (Pomodoro) ادغام کنید.
۴ مسئله برای انجام بهتر کارها در برنامه ریزی به روش GTD در مرحله پنجم
نکات پیش رو را برای اجرای بهتر مرحله پنجم از روش GTD در نظر بگیرید:
- برتری: کدام ماموریت بیشترین برتری را دارد؟
- عرصه: مغز انسان نمی‌تواند کارهای متفاوت را همزمان انجام دهد. برای مثال انجام همزمان سخن بگویید کردن با تلفن و ارسال مطلب آسان نیست. به این علت، کارهای شبیه همانند ارسال مطلب به چند مشتری را در یک زمان انجام دهید؛
- زمان حاضر: به مقدار وقتی که برای انجام هر ماموریت در اختیار دارید، دقت کنید؛
- انرژی حاضر: برای انجام هر کار، مقدار انرژی جسمی و روانی خود را هم درنظر بگیرید و کاری هرچند با برتری پایین اما مشابه با انرژی خود را انتخاب کنید؛
جواب به سوالات پرتکرار شما درمورد برنامه ریزی به روش GTD
🤔 GTD مخفف چیست؟
GTD مخفف عبارت انگلیسی «Getting Things Done» به معنی «به انجام رساندن کارها» است. این نام کتابی از دیوید آلن، مبدع این روش، است.
📱 بهترین نرم‌افزار برای روش GTD کدام است؟
هیچ نرم‌افزار «رسمی» برای GTD وجود ندارد. شما می‌توانید از یک دفترچه ساده یا از اپلیکیشن‌های مدیریت ماموریت های محبوبی همانند Todoist، Trello، Asana یا Microsoft To Do که همه انها قابلیت پیادهسازی اصول GTD را دارند، پشتیبانی بگیرید.
procrastinator آیا GTD برای افراد اهمال‌کار مناسب است؟
بله، زیاد مناسب است. GTD با شکستن کارهای بزرگ به قدم‌های کوچک و قابل اجرا و شفاف‌سازی «اولین عمل بعدی»، به افراد اهمال‌کار پشتیبانی می‌کند تا بر حس سردرگمی تسلط کرده و حرکت رو به جلو را اغاز کنند.
برنامه ریزی به روش GTD: راهی برای منظم کردن ذهن شلوغ
برنامه ریزی به روش GTD یکی از موثرترین راه حلها برای به انجام رساندن وظایفی است که در ذهن شما انباشته شده است. روشی که اگرچه در ابتدای مسیر نیاز به تمرین و تکرار دارد، اما در ادامه تبدیل افت سختی ذهنی و استرس، تشکیل نظم در انجام کارها و بهبود منفعت‌وری شخصی و تیمی می‌بشود.
دسته بندی مطالب
[ad_2]
