به عنوان کارمند، شما کار حضوری را ترجیح می‌دهید یا دورکاری؟ اگر صاحب کسب‌وکار هستید، بر حضور فیزیکی پافشاری می‌کنید یا امکانات دورکاری و مدل ترکیبی را در سازمان فراهم آورده‌اید؟ چه کارمند باشید و چه مدیر، قطعاً متوجه شده‌ید که هر مدل کاری چالش‌های منحصر به فرد خود را دارد. تسلط بر ارتباطات تیمی در بستر دورکاری و هیبریدی، یکی از حیاتی‌ترین چالش‌هایی است که مدیران امروز با آن روبرو هستند. در دنیایی که ماهیت محیط کار و نحوه همکاری دگرگون شده، دورکاری عامل بروز شکاف‌های ارتباطی شده است. اگر شما نیز با این مشکل دست‌وپنجه نرم می‌کنید و راه‌حلی جویا هستید، این مقاله را تا پایان مطالعه فرمایید.
عصر نوین دورکاری و هیبریدی در کنار ارتباطات موثر
در دنیای امروز با وجود امکانات ارتباطی فراوان، نیروهای سازمان‌ها به صورت ترکیبی (حضوری و دورکاری) در حال فعالیت هستند. با توجه به تازگی این شرایط، کارکنان و مدیران با چالش‌های متعدد مواجه می‌شوند که می‌تواند بر روند کاری افراد دورکار تأثیر بگذارد و گاه آن‌ها را دلسرد سازد. بر اساس آمارها، تنها نیمی از متخصصان برنامه کاری ترکیبی شرکت خود را به درستی درک کرده‌اند که نشان‌دهنده ضعف عمیق در ارتباطات در مورد این موضوع حیاتی است.
🔗 بیشتر بخوانید: ۱۰ قدم انتخاب نام کسب‌وکار: راهنمای خلاصه و کاربردی
بر اساس اظهارات کارکنان دورکار، محیط کار از منظر ارتباطی و تعاملی، فضایی منفعل است. اگر بهترین روش‌های ارتباطی برای موقعیت‌های شغلی دورکاری در نظر گرفته نشود، دسترسی و اشتراک‌گذاری اطلاعات به‌روز برای کارکنان بسیار دشوار می‌گردد. در نهایت، احتمال شکل‌گیری انزوای اجتماعی در میان این کارکنان به شدت افزایش می‌یابد.
اپیدمی ارتباطات مبهم
بر اساس گزارش FlexOS، می‌توان گفت تقریباً یک‌سوم کارکنان ادعا می‌کنند که با دستورالعمل‌های مبهم و راهنمایی‌های گنگ دست‌وپنجه نرم می‌کنند. این امر نشان‌دهنده رواج یک اپیدمی در شرکت‌ها و سازمان‌هاست. برای درک عمیق‌تر اهمیت این موضوع، به مثالی از کارکنان در جلسات تیمی اشاره می‌کنیم.
🔗 بیشتر بخوانید: ۵ روش کاربردی برای مدیریت تیم در شرایط استرس‌زا
تصور کنید در حال اجرای یک پروژه هستید و ایمیلی از مدیرتان دریافت می‌کنید که می‌گوید: «بیایید روی جذابیت بصری تمرکز کنیم.» شما با انگیزه به طراحی گرافیک می‌پردازید و با دقت فونت‌ها، رنگ‌ها و طرح‌ها را انتخاب می‌کنید تا تجربه‌ای دلپذیر برای کاربر نهایی رقم بزنید. درست در لحظه‌ای که آخرین اصلاحات را روی طرح اعمال می‌کنید، ایمیل دوم ظاهر می‌شود و صریحاً اعلام می‌کند: «محتوا باید اولویت اول ما باشد.» در این لحظه چه واکنشی نشان می‌دهید؟ چگونه چنین اتفاقی رخ می‌دهد؟ فقدان راهنمایی شفاف مدیریتی، شما را در باتلاق سردرگمی فرو میبرد. این اتفاق، نه تنها بهره‌وری شما را کاهش می‌دهد، بلکه بر روحیه‌تان هم تأثیر منفی می‌گذارد.
مثال بالا، یک نمونه رایج از یک اپیدمی بزرگ‌تر است که هم بر کارکنان دفتر و هم کارکنان دورکاری تأثیر می‌گذارد. پیام‌رسانی ناپایدار مدیران، تمرکز تیم‌ها و کیفیت کلی خروجی‌ها را کاهش می‌دهد. زمان آن فرا رسیده که مدیران متوجه شوند که ارتباط شفاف و مداوم با کارکنان، چه حضوری و چه دورکاری، تنها یک گزینه نیست؛ بلکه یک الزام است. ارتباطات صریح و پیوسته، درمان درد سردرگمی همه‌گیر در سازمان‌هاست. تکرار و تداوم چنین سردرگمی‌ها، مانع پیشرفت فردی و جمعی می‌گردد.
بر اساس گزارش FlexOS، احتمال اینکه کارکنان دورکار حس کنند مدیرانشان در دسترس هستند یا با آن‌ها ارتباط موثری دارند، ۳۶ درصد کمتر از همکاران حاضر در دفتر است. این شکاف، تنها در دسترس بودن نیست؛ بلکه شکافی است که اعتماد را از بین میبرد و بهره‌وری را تضعیف می‌کند. بیایید مثال دیگری بزنیم:
سارا، کارمند دورکار یک شرکت است. او کارمندی سخت‌کوش است، اما مشکلی برایش پیش آمده و نیاز دارد با مدیر خود در تماس باشد. چند هفته است که تلاش می‌کند هر طور شده مشکل را مستقیماً با مدیر در میان بگذارد، اما تاکنون موفق نشده است. ایمیل‌های او یا بی‌جواب می‌مانند یا پاسخ‌های مبهم دریافت می‌کند، همانند: «به‌زودی صحبت می‌کنیم.» از این اتفاق چه نتیجه‌ای می‌گیریم؟ دسترسی به مدیر محدود است و از آنجا که سارا دورکار است، برای برقراری ارتباط با مدیر در اولویت قرار نمی‌گیرد! این غفلت مدیریتی، پیامدهای گسترده‌ای دارد. در چنین فضایی و با چنین رفتاری، سارا حس می‌کند همانند ماهواره‌ای سرگردان است که هر لحظه امکان دارد از مدار خارج شود، در حالی که سارا می‌خواهد مهره‌ای باارزش در این فضا باشد، نه شیءی سرگردان. در نتیجه بی‌توجهی مدیر به برقراری ارتباط کاری با این کارمند دورکار، برای سارا چه می‌گذرد؟ تعامل او کاهش می‌یابد، اشتیاق او برای پروژه‌ها کاسته می‌شود، سوالاتی که از مدیر داشت بی‌جواب می‌مانند و پیشرفت او متوقف می‌گردد، ایده‌هایی که می‌خواست منتقل کند، کناری گذاشته می‌شوند و خلاقیت او خاموش می‌شود.
راهکارهای استراتژیک برای تسلط بر ارتباطات تیمی دورکاری و هیبریدی
برقراری ارتباط موثر در محیط‌های کاری ترکیبی و دورکاری، امری حیاتی است که نیازمند برنامه‌ریزی دقیق و بهره‌گیری هوشمندانه از ابزارهای ارتباطی متنوع است. مدیران محترم، به منظور ایجاد هماهنگی بیشتر در تیم و افزایش بهره‌وری، باید با همکاران خود به توافقی جامع در خصوص انتخاب و نحوه استفاده از پلتفرم‌های ارتباطی گوناگون برسند. برخی از راهکارهایی که تسلط بر ارتباطات تیمی را تقویت می‌کنند، عبارتند از:
۱- تعیین کانال‌های ارتباطی مناسب
یکی از گام‌های مهم برای بهبود ارتباطات، انتخاب و تعیین کانال‌های ارتباطی مناسب است. هر یک از ابزارهای ارتباطی موجود از جمله ایمیل، پیام‌رسان‌های سریع و پلتفرم‌های برگزاری جلسات آنلاین، مزایا و محدودیت‌های خاص خود را دارند. برای مثال، ایمیل برای مکاتبات رسمی و طولانی‌مدت مناسب‌تر است، در حالی که پیام‌رسان‌های سریع برای ارتباطات فوری و کوتاه‌مدت کاربرد دارند. به منظور جلوگیری از سردرگمی و افزایش کارایی، پیشنهاد می‌شود که تیم‌ها در مورد نحوه استفاده از این ابزارها با هم توافق کنند.
۲- تدوین سند مرجع مشترک
برای اطمینان از اینکه همه اعضای تیم درک مشترکی از اهداف، مسئولیت‌ها و موعدها دارند، تدوین مرجع مشترکی به نام «بوم شفافیت» بسیار سودمند خواهد بود. این سند می‌تواند شامل اطلاعاتی نظیر چشم‌انداز پروژه، مأموریت‌های هر یک از اعضای تیم، برنامه زمانی پروژه و منابع موردنیاز باشد. با اشتراک‌گذاری این سند، همه اعضای تیم به‌راحتی می‌توانند به اطلاعات لازم دسترسی داشته باشند. تنظیم چنین سندی به منظور جلوگیری از بروز سوءتفاهم‌ها انجام می‌پذیرد.
۳- تعیین ساعات مشخص برای برقراری ارتباط
برای تسهیل ارتباطات و ایجاد حس تعلق در میان اعضای تیم، تعیین ساعات مشخصی برای برقراری ارتباط پیشنهاد می‌شود. این ساعات می‌تواند برای جلسات آنلاین منظم، ساعات پاسخگویی مدیران به سوالات کارکنان یا برگزاری جلسات غیررسمی برای تبادل نظر در مورد موضوعات گوناگون تعیین گردد. با تعیین این ساعات، اعضای تیم می‌توانند اطمینان حاصل کنند که در صورت نیاز به مشورت یا پشتیبانی، به‌راحتی می‌توانند با مدیران یا همکاران خود ارتباط برقرار کنند.
۴- اهمیت ارتباطات چهره به چهره
اگرچه ابزارهای ارتباطی آنلاین امکان برقراری ارتباط از راه دور را فراهم می‌کنند، اما نمی‌توانند جایگزین کامل ارتباطات چهره به چهره باشند. تعامل‌های اجتماعی و غیررسمی که در محیط‌های کاری حضوری رخ می‌دهند، نقش مهمی در تقویت روابط بین افراد و افزایش روحیه همکاری در تیم‌ها ایفا می‌کنند. به همین دلیل، پیشنهاد می‌شود که جلسات حضوری یا آنلاین به‌طور منظم با تک‌تک اعضای تیم برگزار گردد تا فرصتی برای تعامل‌های اجتماعی و تبادل نظرهای غیررسمی فراهم آید.
۵- تعیین ساعات مشخص برای کار گروهی
با تعیین ساعات مشخصی برای کار گروهی، می‌توان تمرکز اعضای تیم را برای انجام پروژه‌های مشترک افزایش داد و به بهبود کیفیت تصمیم‌گیری کمک کرد. برای مثال، می‌توان ساعاتی از روز را تحت عنوان «زمان همکاری» تعیین کرد و از همه اعضای تیم خواست تا در این ساعت به‌صورت حضوری یا آنلاین در جلسات و گفت‌وگوهای گروهی شرکت کنند. این کار سبب می‌شود تا اعضای تیم بتوانند ایده‌های خود را با یکدیگر در میان بگذارند، از تجربیات یکدیگر بهره‌مند شوند و چالش‌های مشترک پیش‌آمده را حل و فصل کنند.
۶- اهمیت فعالیت‌های تیم‌سازی
فعالیت‌های تیم‌سازی نقش مهمی در تقویت روابط بین اعضای تیم، افزایش روحیه همکاری و شکل‌گیری فرهنگ سازمانی مثبت ایفا می‌کنند. این فعالیت‌ها می‌توانند به‌صورت حضوری یا آنلاین برگزار شوند و شامل بازی‌های گروهی، کارگاه‌های آموزشی یا برگزاری جشن‌های کوچک باشد. با برگزاری منظم این فعالیت‌ها، می‌توان به تقویت حس تعلق اعضای تیم به سازمان کمک کرد. بدیهی است که این امر باعث بهبود کارکرد کلی تیم خواهد شد. اهمیت تیم‌سازی را در ارتباطات تیمی دورکاری دست‌کم نگیرید.
۷- انجام نظرسنجی و جمع‌آوری بازخورد
برای اطمینان از اینکه اعضای تیم از فعالیت‌های تیم‌سازی و ساعات تعیین‌شده برای کار گروهی استقبال خواهند کرد، پیشنهاد می‌شود که به‌طور منظم از اعضای تیم بازخورد بگیرید. انجام نظرسنجی ناشناس می‌تواند به شناسایی نقاط قوت و ضعف این برنامه‌ها کمک کند و به مدیران این امکان را دهد تا تغییرات لازم را در برنامه‌های خود اعمال کنند.
۸- انعطاف‌پذیری و تطبیق با نیازهای تیم
انعطاف‌پذیری برای ارتباطات تیمی دورکاری و ترکیبی الزامی است. باید دقت داشت که نیازهای هر تیم ممکن است با گذشت زمان دگرگون شود. به همین دلیل، برنامه‌های مربوط به همکاری تیمی و فعالیت‌های تیم‌سازی باید به‌صورت مداوم بررسی و در صورت لزوم، اصلاح شوند. با ایجاد محیط کاری پویا و انعطاف‌پذیر، می‌توان به بهبود مستمر کارکرد تیم کمک کرد.
برقراری ارتباط موثر، کلید موفقیت در دنیای کار ترکیبی و دورکاری
یافته‌های اخیر در خصوص چالش‌ها و زمان‌های حاضر در محیط‌های کاری ترکیبی و دورکاری، زنگ خطر برای مدیران به صدا در آورده است. با این حال، این چالش‌ها می‌توانند فرصتی برای رشد و گسترش نقش مدیران در سازمان تلقی شوند. یکی از مهم‌ترین جنبه‌هایی که مدیران باید به آن توجه کنند، ارتقای توانایی‌های ارتباطی خود است. در این مقاله، توضیح دادیم که مدیران چگونه می‌توانند برقراری ارتباط را در محیط کاری ترکیبی و دورکاری تقویت و بهبود بخشند. فرقی نمی‌کند که مدیر کسب‌وکار هستید یا کارمند دورکار، اگر در مورد برقراری ارتباط در محیط کاری، خاطره یا تجربه‌ای آموزنده دارید، خوشحال می‌شویم که برای ما هم روایت کنید.
منبع: psychologytoday
