چطور برنامه‌ ریزی کنیم؟ – چطور_اسپایدر

آیا تا به حال حس کرده‌اید که روزها می‌آیند و می‌روال، اما به اهداف بزرگتان نزدیک‌تر نمی‌شوید؟ آیا ذهنتان پر از کارهای نصفه‌ونیمه، ایده‌های فراموش‌شده و استرس «کارهای انجام‌نشده» است؟ اگر پاسختان مثبت است، شما تنها نیستید. مشکل، افتکوشش یا هوش نیست؛ بلکه نبوده است یک سیستم برنامه‌ریزی مؤثر است. سوال کلیدی این است که چطور برنامه ریزی کنیم تا از آشفتگی ذهنی به اسایش، و از سردرگمی به عمل برسیم؟ برنامه‌ریزی فقط نوشتن لیستی از کارها نیست؛ بلکه مهارتی است که پشتیبانی می‌کند کنترل زندگی‌تان را به دست بگیرید. در این راهنما از «چطور»، یک نقشه راه ۷ مرحله‌ای و علمی برای برنامه‌ریزی درسی، کاری و شخصی آموزش می‌دهیم.

چرا برنامه‌ریزی زیاد تر با ناکامی روبه رو می‌بشود؟

قبل از پرداختن به روش صحیح برنامه‌ریزی، باید بدانیم چرا اکثر کوششهای ما برای برنامه‌ریزی ناکامی می‌خورد. طبق معمولً به این علت که مستقیماً به سراغ این می‌رویم که «چه کاری انجام دهیم»، بدون آنکه به «چرا» و «چطور» آن فکر کنیم. یک برنامه خوب، از بالا به پایین طراحی می‌بشود؛ از اهداف بزرگ به کارهای روزمره.

راهنمای ۷ مرحله‌ای برای این که چطور برنامه ریزی کنیم

در این مقاله تصمیم داریم ۷ مرحله اثبات‌شده و کاملاً کاربردی به شما معارفه کنیم که چند متدولوژی علمی و زیاد معتبر جهانی را در خود ترکیب کرده‌اند. برای مثال:

متد GTD (Getting Things Done) تاثییر دیوید آلن، از مشهورترین مشاوران منفعت‌وری در جهان

• فلسفه مهم دیوید آلن این است: «ذهن شما برای داشتن ایده‌ها است، نه برای نگه‌داشتن آن‌ها.» او معتقد است که استرس ما ناشی از کارهایی که باید انجام دهیم نیست، بلکه ناشی از تلاش بی نتیجه ذهن برای برای سپردن همه آن کارهاست. تخلیه ذهنی (Brain Dump) با انتقال همه این ماموریت های از ذهن به یک سیستم خارجی قابل مطمعن (همانند یک دفترچه)، به ذهن اسایش و شفافیت می‌بخشد. این چنین اصل بازبینی هفتگی، یکی از ستون‌های مهم سیستم GTD برای نگه داری کنترل و به‌روز نگه‌داشتن برنامه‌ها است.

• کاوی معتقد است که افراد موفق، به جای تمرکز بر کارهای «سریع»، انرژی خود را بر کارهای «مهم اما غیرفوری» متمرکز می‌کنند؛ یعنی فعالیت‌هایی که احتمالا ضرب‌الاجل نزدیکی نداشته باشند، اما در طویل مدت بیشترین تأثیر را بر پیروزی و کیفیت زندگی آن‌ها دارند. این ماتریس به ما پشتیبانی می‌کند تا به طور آگاهانه برای این کارهای مهم زمان بگذاریم.

• نیوپورت معتقد است که یک لیست کارها (To-Do List) به تنهایی کافی نیست، چون به ما نمی‌گوید «چه وقتی» قرار است هر کار را انجام دهیم. با تعلق دادن یک بازه وقتی اشکار در تقویم به هر کار مهم، ما به مغز خود یک دستور آشکار می‌دهیم و گمان به تعویق انداختن آن را به شدت افت می‌دهیم.

این هفت قدم، چارچوب کاملی برای تشکیل یک سیستم برنامه‌ریزی شخصی و انعطاف‌پذیر است.

قدم اول: اهداف بزرگ و قیمت‌هایتان را اشکار کنید

برنامه‌ریزی بدون مقصد، همانند کشتی بدون قطب‌نماست. قبل از هر چیز، وقتی را به خلوت تعلق دهید و به سوالات بزرگ جواب دهید:

• در یک سال آینده می‌خواهم به کجا برسم؟ (برای مثالً یادگیری توانایی تازه، ترفیع شغلی، بهبود یک رابطه)
• قیمت‌های مهم من در زندگی چیست؟ (برای مثالً رشد، اسایش، خانواده، خلاقیت)

دانستن این موارد به شما پشتیبانی می‌کنند تا یقین شوید کارهای روزمره شما در راستای همان چیزی است که واقعاً برایتان اهمیت دارد.

قدم دوم: تخلیه ذهنی

ذهن ما برای «ایده‌پردازی» عالی است، نه برای «نگهداری اطلاعات». دیوید آلن، خالق متدولوژی GTD، این مرحله را «جمع‌آوری» می‌نامد. کاغذ و قلم بردارید (یا یک فایل متنی باز کنید) و هر چیزی که ذهنتان را مشغول کرده، روی آن بنویسید: از کارهای بزرگ شغلی و پروژه‌های شخصی گرفته تا خرید شیر و تماس با یک دوست قدیمی. مقصد در این مرحله، قضاوت یا دسته‌بندی نیست؛ فقط و فقط خالی کردن کامل ذهن است.

قدم سوم: پروژه‌های بزرگ را به قدم‌های کوچک و عملی تقسیم کنید

اکنون به لیست تخلیه ذهنی خود نگاه کنید. کارهایی همانند «نوشتن آخر‌نامه» یا «راه‌اندازی سایت» مقصد نیستند، بلکه «پروژه» می باشند. یک پروژه بزرگ، ترسناک است و آدمی را به اهمال‌کاری ترغیب می‌کند. هر پروژه را به کوچکترین قدم‌های ممکن و عملی تقسیم کنید.

این کار، بزرگترین مانع ها ذهنی برای اغاز را از بین می‌برد.

قدم چهارم: برتری‌بندی هوشمندانه با ماتریس آیزنهاور

در این مرحله، شما لیستی از کارهای کوچک و عملی دارید. اما کدام یک را باید اول انجام دهید؟ چطور برنامه ریزی کنیم که روی کارهای مهم متمرکز بمانیم؟ ماتریس آیزنهاور یک ابزار ساده و قوی برای این کار است. همه کارهای خود را در یکی از این چهار دسته قرار دهید:

*یک فرد موفق، بیشترین زمان خود را در قسمت مهم و غیرفوری سپری می‌کند.

قدم پنجم: لیست کارها را به تقویم انتقال دهید

یک لیست بلند از کارها مقداری استرس‌آور است. در عوض، برای با اهمیت ترین کارهای خود، در تقویم هفتگی‌تان یک بازه وقتی اشکار تعریف کنید.

• مثال: به جای این که در لیست خود بنویسید «تمرین اسپانیایی»، در تقویم خود، روزهای شنبه، دوشنبه و چهارشنبه از ساعت ۷ تا ۷:۳۰ عصر را به «تمرین اسپانیایی» تعلق دهید.

این تکنیک که به آن Time-Blocking می‌گویند، گمان انجام کار را به شدت افزایش می‌دهد.

قدم ششم: ابزار مناسب خود را انتخاب کنید

ابزار برنامه‌ریزی باید ساده و در دسترس باشد. خود را دچار ابزارهای پیچیده نکنید.

• آنالوگ: دفترچه ساده (همانند سیستم بولت ژورنال) یا تخته وایت‌برد.
• دیجیتال: اپلیکیشن‌های مدیریت کار همانند Todoist, Trello, Notion یا حتی تقویم گوگل (Google Calendar).

ابزار مهم نیست، مهم سیستمی است که در قدم‌های قبل طراحی کردید.

قدم هفتم: بازبینی و انعطاف‌پذیری

زندگی غیرقابل پیش‌بینی است. یک برنامه خوب، برنامه‌ای است که انعطاف‌پذیر باشد.

• بازبینی روزانه: هر روز صبح، ۵ دقیقه زمان بگذارید و ۳ برتری مهم آن روز را اشکار کنید.
• بازبینی هفتگی: در انتهای هر هفته، ۱۵ دقیقه زمان بگذارید تا پیشرفت خود را بازدید کنید، پیروزی‌هایتان را جشن بگیرید و برای هفته آینده برنامه‌ریزی کنید.

این بازبینی منظم به شما پشتیبانی می‌کند تا از مسیر خارج نشوید و برنامه‌تان را با حقیقت‌های تازه زندگی تطبیق دهید.

جمع‌بندی

جواب به سوال «چطور برنامه ریزی کنیم؟» در یک جمله خلاصه می‌بشود: با تبدیل آشفتگی‌های ذهنی به یک سیستم منظم و قابل مطمعن. با پیروی از این هفت قدم، نه تنها یاد می‌گیرید که کارهای بیشتری انجام دهید، بلکه یاد می‌گیرید که کارهای درست را انجام دهید. برنامه‌ریزی به شما اسایش، تمرکز و قوت می‌دهد تا کنترل زندگی خود را به دست گرفته و هر روز یک قدم به اهداف بزرگتان نزدیک‌تر شوید.

برتری‌بندی کارها را بیاموزید تا در زمان کمتر، بهینه‌تر کار کنید.