معمولاً افراد از دریافت بازخورد در مسیر حرفه‌ای و حتی یادگیری پرهیز می‌کنند؛ چراکه نگرانند ضعف‌ها و نواقص احتمالی‌شان برای دیگران آشکار شود. با این حال، زندگی اجتماعی و حرفه‌ای بدون دریافت بازخورد امکان‌پذیر نیست. چالش بزرگ‌تر زمانی پیش می‌آید که مدیران موظف باشند بازخورد مدیریتی ارائه دهند، زیرا این بازخورد برای ارتقای عملکرد کارکنان حیاتی است. اگرچه هدف مدیر غمگین کردن کارمندان نیست، اما واکنش آن‌ها به بازخورد اغلب خارج از کنترل مدیر قرار دارد. ممکن است یک کارمند دفاعی شود، دیگری گریه کند، نفر دیگری سوال بپرسد و برخی نیز بازخورد را با صدر باز بپذیرند. در هر صورت، مدیران می‌توانند با رعایت اصول، بازخورد خود را تا حد امکان سودمند و سازنده بیان کنند.
بازخورد مدیریتی چگونه بیان شود؟
همان‌طور که اشاره شد، اگرچه ارائه و دریافت بازخورد در نگاه اول دلپذیر به نظر نرسد، اما با رعایت روش صحیح می‌توان از اثربخشی آن اطمینان حاصل کرد. برای ارایه بازخوردی صادقانه و بی‌طرف، ملاحظه نکات زیر توصیه می‌شود:
🔗 بیشتر بخوانید: درس‌های ریبرندینگ ابومحمد الجولانی: از تروریسم تا سیاستمداری؛ تحلیلی برندسازی
- نیت مثبت خود را از ارائه بازخورد اعلام کنید.
- انتظار و بازخورد خود را به‌صورت شفاف و صریح بیان کنید.
- تأثیرات و نتایج بازخورد را تشریح نمایید.
- بر نقاط قوت فرد مورد نظر تمرکز کنید.
- اقدامات عملی و گام‌های پیش رو را پیشنهاد دهید.
تصورات کلیشه‌ای مدیران درباره بازخورد مدیریتی
بسیاری از مدیران تصورات قالبی و از پیش تعیین شده در ذهن دارند که مانع از ارائه بازخورد می‌شوند. با این حال، مدیران باید بدانند بازخورد به‌موقع، سودمند و صادقانه هم راهگشای کارکنان است و هم برای سازمان. اکثر مدیران به اشتباه فکر می‌کنند:
۱. فرآیند ارائه بازخورد طولانی و خسته‌کننده است.
🔗 بیشتر بخوانید: ۸ بازی جذاب و پرانرژی برای محیط کار؛ ایده‌های تیم‌سازی اسپایدر
۲. بازخورد ارائه شده باید کامل و بی‌نقص باشد.
۳. ارائه بازخورد ممکن است به سوءتفاهم منجر شود.
در ادامه این مقاله، این تصورات رایج را بررسی و راهکارهایی برای رفع آن‌ها ارائه می‌دهیم:
تصور اول: فرآیند بازخورد طولانی و پیچیده است
فرض کنید با همکاری رابطه مهنی خوبی دارید که به نظرات او اهمیت می‌دهید و او نیز نظرات شما را محترم می‌دارد. شما می‌دانید او به کیفیت کار و تأثیر خود بر پروژه‌ها اهمیت می‌دهد. در گذشته نیز بازخوردهایتان را بدون حالت دفاعی پذیرفته و تغییرات لازم را اعمال کرده است. در چنین شرایطی، نیازی به گفتگوهای طولانی نیست و می‌توانید به‌راحتی بازخورد دهید. اما بدیهی است همه افراد به همان راحتی بازخورد را نمی‌پذیرند. در آن موارد، مکالمه طولانی‌تری پیش رو است، اما از پیش نباید فرض کرد هر گفتگویی در این باره طولانی یا پیچیده خواهد بود. چراکه با رعایت نکات ساده در حین ارائه بازخورد، می‌توانید یک مکالمه مختصر، کاربردی و سودمند داشته باشید.
تصور دوم: بازخورد باید کامل و بی‌نقص باشد
بسیاری از مدیران فکر می‌کنند بازخوردی که می‌دهند حتماً باید کامل و بدون نقص باشد. بازخورد مدیریتی ترکیبی از مشاهدات عینی و نظرات شخصی است؛ بنابراین دیدگاه کارمند ممکن است با دیدگاه شما متفاوت باشد. بازخورد اولیه شما لزوماً کامل یا دقیق نیست. به همین دلیل، ارائه بازخورد را نباید یک مکالمه یک‌طرفه و قطعی دانست. در اینجا می‌توان یک گفتگوی دوطرفه برقرار کرد که در آن هر دو طرف نظرات و دیدگاه‌های خود را بیان کنند. این رویکرد به شما کمک می‌کند اطلاعات بیشتری کسب کنید، عکس‌العمل کارمند را بشنوید و در صورت نیاز بازخورد خود را اصلاح یا به‌روزرسانی نمایید. در نتیجه، بازخورد نهایی دقیق‌تر و سازنده‌تر خواهد بود. ممکن است جلسه برنامه‌ریزی شده ۳۰ دقیقه‌ای طولانی‌تر شود، اما این هیچ اشکالی ندارد؛ مهم است که بازخورد نهایی برای هر دو طرف مفیدتر باشد.
تصور سوم: بازخورد منجر به سوءتفاهم می‌شود
بسیاری از مدیران نگرانند که ارائه بازخورد باعث سوءتفاهم شود. دغدغه بسیاری از مدیران این است که کارکنان‌شان غمگین یا عصبانی شوند. در واقع، این اضطراب در مورد عکس‌العمل کارکنان، علت تأخیر یا امتناع از ارائه بازخورد سودمند، به‌موقع و مستقیم است. به همین دلیل بسیاری از کارکنان نمی‌دانند چه کار را به خوبی انجام داده‌اند، کجا نیاز به بهبود دارند، انتظارات از آن‌ها چیست و چگونه به آن برسند. اگرچه طبیعی است مدیر نخواهد مرؤوسان خود را غمگین کند، اما همان‌طور که گفته شد، عکس‌العمل‌ها به بازخورد تا حد زیادی خارج از کنترل مدیر ( و گاهی حتی از کنترل خود کارمند) است. نحوه دریافت بازخورد توسط کارمند به عواملی چون شخصیت، حالت روحی، تجربیات زندگی، پیشینه فرهنگی و موارد دیگر بستگی دارد. مدیر می‌تواند با دقت در نحوه ارائه، بازخورد را سودمند و سازنده کند، اما باید بداند کنترل کامل و همه‌جانبه بر آن ندارد.
بازخورد سازنده، رویکرد مدیران موفق
هرگاه تصمیم به ارائه بازخورد مدیریتی بگیرید، باید بدانید این فرآیند ممکن است بیش از یک مکالمه ساده طول بکشد، چراکه بازخورد موضوعی پیچیده و چندوجهی است. مخصوصاً در مواردی که مطمئن نیستید فرد مقابل بازخورد شما را به درستی درک کرده باشد. گاهی حتی خود شما نیز مطمئن نیستید که دیدگاه طرف مقابل را به خوبی درک کرده‌اید و می‌خواهید واقعاً به او گوش دهید. چراکه معمولاً در فضای ارائه بازخورد اختلاف نظر وجود دارد. در نهایت، باید بدانید بازخوردهای خوب از ابزارهای کلیدی پیشرفت در محیط‌های کار محسوب می‌شوند. اگر ترس‌ها و تصورات غلط درباره آن‌ها را کنار بگذاریم، می‌توانیم به بهبود عملکرد و ارتباطات خود امیدوار باشیم. بازخورد صحیح و سازنده، با تمرکز بر نقاط قوت و ارائه پیشنهادهای عملی، از رشد فردی و تیمی حمایت می‌کند. نتیجه می‌گیریم که رویکردی باز و صادقانه، می‌تواند پایه‌گذاری محیطی مثبت و سازنده کند که در آن هر فرد فرصت شکوفایی و رشد دارد.
منبع: HBR
